Ponúkneme vám pár pravidiel, pri ktorých sa môžete vyhnúť chaosu v „taskoch“.
Plánovanie šetrí čas
Vedeli ste, že minúta plánovania ušetrí 10 minút práce? Rozvrhnite si priority a energiu a na nič nezabudnete. Plánujte si krátkodobé a dlhodobé aktivity. Napríklad v práci možno plánovať deň, týždeň, mesiac, rok. Vždy na začiatku dňa či týždňa si zapíšte najdôležitejšie úlohy, ktoré chcete stihnúť. Ku každej aktivite si pripíšte odhadom, koľko času prácou strávite. Úlohy zaraďte od tých urgentných až po tie najmenej významné.
Pravidlo 3
Time management: 90% vášho pracovného času strávite na 3 úlohách. Vážne. Všetky ostatné aktivity, ktorým sa venujete, je možné delegovať alebo využiť outsourcing. Prečo o tom hovoríme? Pretože tieto 3 úlohy sú niečo, čomu skutočne rozumiete a ak vás nebudú zaťažovať malé zbytočné úlohy, budete sa im môcť venovať efektívnejšie. Efektivita so sebou nesie zisk. Skúste si zostaviť zoznam vecí, na ktorých pracujete. A odpovedzte si na otázku, keby ste sa celý deň mali venovať len jednej aktivite, ktorá to bude? Potom sa rovnako spýtajte na druhú a tretiu.
Ak napríklad podnikáte ako grafik, je pre vás oveľa zaujímavejšie venovať sa na plno kreatívne tvorbe, komunikácii s klientmi a písania odborného blogu, ktorý vaši zákazníci čítajú, než si sám robiť účtovníctvo, tlačiť vizitky, upratovať kanceláriu a ešte si programovať webové stránky. Oveľa viac sa vám oplatí sústrediť sa na svoje hlavné úlohy a na zvyšné si najať niekoho iného.
Nikdy neplánujte svoj čas na 100%
Keď to urobíte, okamžite vám príde veľmi dôležitý e-mail od pána Murphyho (toho pána, čo spísal Murphyho zákony), prípadne vám zavolá svokra a bude s vami hodinu hovoriť o tom, ako sa darí jej mačke, alebo sa stane iná katastrofa, ktorá vám plány prekazí. Naplánujte si približne 60% dňa, teda asi 5 hodín.
Multitasking zabíja čas
Niektoré ženy sa možno dokážu sústrediť na viac vecí naraz, ale popravde je to len mýtus. Pokiaľ chcete úlohu splniť poriadne, je potrebné sa sústrediť len na jedno. Robte naraz len jednu vec. Náš mozog jednoducho nezvládne počúvať prednášku, pri tom spísať článok na blog a ešte v medzičase riešiť e-maily.
Ku efektívnej práci patrí aj kvalitný kancelársky nábytok, pri ktorom sa budete môcť plne sústrediť na prácu pohodlne. V prípade kancelárskej sedavej práci je najlepší výber ergonomická stolička a sa niekedy potrebujete aj postaviť, výškovo nastaviteľný stôl vám možní striedať vaše pracovné polohy tak, aby ste mohli pri práci sedieť, ale aj stáť.
